كيف تجرد مخزون البقالة شهرياً خطوة بخطوة؟

اجرد البقالة مرة كل شهر في موعد ثابت بعد الإغلاق: أدخل فواتير الموردين واسحب المنتهي قبل البدء، ثم اعدد رفاً رفاً بشخصين، وقارن المعدود بما في نظامك، واعدد مرة ثانية ما فيه فرق كبير قبل اعتماده. واختم بثلاثة قرارات: ماذا تعيد طلبه، وماذا تبيع أولاً قبل انتهاء صلاحيته، وأين يضيع مالك.

البقالة تبيع كل يوم أصنافاً كثيرة رخيصة، فيضيع المال فيها حبة حبة دون أن يلاحظه أحد. والجرد الشهري يكشف ذلك قبل أن يتراكم، ويصحح الأرقام التي تبني عليها طلبياتك. وهذه طريقته بالترتيب.

متى تجرد البقالة كل شهر؟

اختر موعداً ثابتاً، مثل آخر ليلة في الشهر بعد الإغلاق، أو الساعات الأولى قبل الفتح. الموعد الثابت يجعل كل شهر قابلاً للمقارنة بالذي قبله، والعد والمحل مغلق يمنع أن تبيع من صنف وأنت تعده.

وإن كان محلك لا يغلق، فاجرد قسماً في كل مرة في أهدأ ساعة، ولا تبع من القسم الذي تعده حتى تنتهي منه. وابتعد عن ليالي نهاية الأسبوع وأيام نزول الرواتب، فهي أيام بيع لا أيام عد.

وأضف إلى الجرد الشهري جرداً قصيراً في المواسم:

• قبل رمضان بنحو 3 أسابيع: اجرد أصناف الموسم، كالتمر والأرز والزيت والسكر والشوربة والعصائر، لتطلب على رقم حقيقي قبل زحمة الطلبات.
• بعد العيد: اجرد ما بقي منها، فتعرضه بسعر أقل أو تتفق مع المورد عليه قبل أن تقترب صلاحيته من نهايتها.
• قبل العودة إلى المدارس وفي الصيف: اجرد عصائر العلب والبسكويت، والماء والمشروبات الباردة، لأن الطلب عليها يقفز فجأة.

ماذا تجهز قبل ليلة الجرد؟

أغلب الفروق الكاذبة تولد قبل العد لا أثناءه، وهذه الخمس تمنعها:

1. أدخل كل فاتورة شراء استلمت بضاعتها. بضاعة على الرف بلا فاتورة في النظام تظهر في الجرد زيادة ليست حقيقية.
2. اسحب المنتهي والتالف وسجله قبل البدء، نقصاً بسببه أو مرتجعاً للمورد إن كان سيستبدله. هكذا يبقى فرق الجرد للفاقد الذي لا تعرف سببه.
3. أوقف الاستلام. ما يصل أثناء الجرد، وما تجده بلا فاتورة مدخلة، ضعه جانباً بلا عد، وأدخل فاتورته بعد اعتماد الجرد.
4. رتب الرفوف. اجمع الصنف الواحد في مكان واحد ما استطعت، وضع الكرتون المفتوح أمام المغلق، حتى لا تعد صنفاً في مكانين أو تنساه.
5. جهز الفريق والأوراق. قسم المحل أقساماً، واكتب لكل قسم ورقة بأصناف رفوفه بترتيبها في المكان، وأعط كل قسم شخصين: واحد يعد وآخر يكتب.

ولا تنتظر ليلة الجرد لسحب المنتهي أصلاً. فنظام مكافحة الغش التجاري يجعل المنتج الفاسد من صور المنتج المغشوش، ويعد مخالفاً من «باع منتجًا مغشوشًا، أو عرضه» (المادتان الأولى والثانية). وقد شهرت وزارة التجارة بمنشأة أدينت بمخالفة هذا النظام و«حيازة وعرض منتجات غذائية منتهية الصلاحية» (خبر الوزارة).

كيف تعد رفاً رفاً دون أن تخطئ؟

اتجاه واحد لا يتغير. ابدأ من ركن ثابت، وامش في اتجاه واحد، واعدد كل رف من أعلاه إلى أسفله. وضع على الرف بعد عده ورقة صغيرة مكتوباً عليها «تم»، فلا تعده مرتين ولا تنساه.

الأماكن التي تنسى. المستودع الخلفي، والثلاجات والمجمدات، وما فوق الرفوف وتحت الكاونتر، وبضاعة الواجهة عند الباب. لكل منها ورقة كبقية الأقسام.

اعدد بالوحدة التي في نظامك. إن كان الكرتون صنفاً والحبة صنفاً آخر، فاكتب الكراتين المغلقة في خانتها، والحبات من الكراتين المفتوحة في خانتها.

زن السائب. الأرز والسكر والمكسرات والبهارات والخضار توزن، ويكتب الوزن بالكسور كما هو: 43.5 كغ لا «تقريباً 44». فنصف كيلو في كل صنف سائب يتراكم في آخر الشهر.

من يعد لا يرى رقم النظام. من يعرف أن المسجل 120 علبة يميل إلى أن يجد 120. لذلك يكتب من يعد ما يجده على ورقة القسم، ويدخله في النظام شخص آخر بعد انتهاء القسم.

كيف تقرأ الفروق قبل أن تعتمدها؟

الفرق هو المعدود ناقص المسجل في النظام. لكن لا تبدأ بأكبر فرق في العدد، بل بأكبر فرق في القيمة: قيمة الفرق = الفرق × تكلفة الوحدة، أي سعر شرائك لا سعر بيعك.

هذه 6 أصناف من جرد شهري لبقالة حي:

اقرأ الجدول هكذا:

• الشيبس أكبر فرق بالعدد، لكن قيمته 28 ريال. والتونة 8 علب فقط، لكنها أكبر خسارة: 48 ريال.
• الشفرات 3 عبوات بـ36 ريال: صنف صغير غال يسهل إخفاؤه، فانقله إلى رف تراه من مكان الكاشير.
• زيادة في صنف ونقص مماثل في شبيهه بالسعر نفسه، كنوعي الأرز، تعني غالباً أن الكاشير مسح نوعاً مكان الآخر. صحح العادة ولا تحسبها خسارة.

فالفاقد الصافي هنا 120 ريال: ⁦48 + 36 + 28 + 8⁩، ونوعا الأرز يلغي أحدهما الآخر. وقبل الاعتماد اعدد مرة ثانية، وبشخص آخر، كل صنف تزيد قيمة فرقه على حد تختاره، مثل 20 ريال؛ وهي في المثال التونة والشفرات والشيبس ونوعا الأرز.

من أين تأتي فروق البقالة عادة؟

• الاستلام: فاتورة لم تدخل، أو مندوب سلم أقل مما في فاتورته. اعدد الاستلام أمام المندوب دائماً.
• المسح عند الكاشير: صنف مكان صنف، أو نكهة واحدة تمسح لكل النكهات.
• بيع لم يسجل: بيع آجل كتب في دفتر ورقي ولم يدخل النظام، أو بيع بلا مسح وقت الزحمة.
• تالف ومنتهي رمي ولم يسجل، أو بضاعة أخذت للاستعمال داخل المحل.
• السرقة: راقب الأصناف الصغيرة الغالية أكثر من غيرها.

ماذا تفعل بأرقام الجرد؟

اعتمد الفروق بعد مراجعتها، ليبدأ الشهر القادم من رقم صحيح. فالطلبية المبنية على رقم خاطئ إما تترك الرف فارغاً أو تكدس بضاعة لا تحتاجها.

احسب ما يكلفك الفاقد من مبيعات. الفاقد يخرج من ربحك، فتعويضه يحتاج مبيعات أكبر منه بكثير: المبيعات اللازمة = الفاقد ÷ هامش الربح. فإن كان هامشك 20%، فتعويض 120 ريال يحتاج ⁦120 ÷ 0.20 = 600⁩ ريال مبيعات. واحسب هامشك الفعلي بـحاسبة سعر البيع والربح.

وتابع الفاقد شهراً بعد شهر بالريال وبنسبته من مبيعات الشهر. فإن ارتفع شهرين متتاليين، فابحث عن سببه في الأصناف التي يتكرر فيها.

بع الأقرب انتهاءً أولاً. ما تنتهي صلاحيته خلال الشهر ضعه في مقدمة الرف، أو اعرضه بسعر أقل، أو اتفق مع المورد على استبداله قبل أن يصير خسارة.

اكشف الراكد. صنف لم يتغير رقمه منذ جرد الشهر الماضي، ولم تشتر منه شيئاً، لم تبع منه حبة. لا تطلبه مرة أخرى، وأعط مكانه لصنف يباع.

كيف تجرد في سعة؟

في نظام سعة للبقالات تجد الجرد في «المخزون» ثم «جلسات الجرد»، ويسير هكذا:

1. افتح «جلسة جرد جديدة» واختر الفرع بعد أن تنهي التجهيز، وحين تبدأ العد لا قبله بساعات، فالجلسة تحفظ الكمية المتوقعة لكل صنف لحظة فتحها.
2. اكتب المعدود أمام كل صنف، فيحفظ تلقائياً ويظهر الفرق بجانبه. والخانة تقبل الكسور للسائب.
3. اعرض «الفروق» لترى ما يحتاج عداً ثانياً، و«غير المعدود» لترى ما نسيته.
4. اضغط «اعتماد الجرد» فيضبط رصيد الفرع على ما عددته، ولا تتأثر الأصناف التي لم تعدها؛ فتستطيع جرد قسم الليلة وبقية الأقسام في جلسة أخرى.

ولتتبع فرق صنف بعينه، افتح المنتج ثم تبويب «المخزون»: تعرض «بطاقة الصنف» آخر 30 حركة عليه، من بيع وشراء وتسوية، والرصيد بعد كل حركة. ومن «تعديل الكمية» في التبويب نفسه تسجل التالف نقصاً مع سببه، وما تعيده للمورد تسجله مرتجع مشتريات من فاتورة شرائه.

والتنبيه في سعة يعمل على الكميات المجرودة، فالجرد يجعله أدق: ضع «حد التنبيه» للأصناف السريعة من التبويب نفسه، فتنبهك لوحة التحكم بالأصناف التي بلغته، وتجمعها صفحة «أوامر الشراء المقترحة» حسب آخر مورد اشتريت منه. وسجل تاريخ الصلاحية مع كل بند في فاتورة الشراء، فيرتب تقرير «دفعات تقارب انتهاء الصلاحية» الأقرب انتهاءً مع قيمته، وتنبهك اللوحة بالأصناف المنتهية والقريبة من الانتهاء.

الخلاصة

الجرد الشهري ثلاث مراحل: تجهيز يمنع الفروق الكاذبة، وعد منظم بترتيب المكان، ومراجعة تبدأ بالقيمة لا بالعدد. وقيمته الحقيقية فيما بعده: صنف تطلبه في وقته، وصنف تبيعه قبل انتهاء صلاحيته، وفاقد تعرف كم يكلفك من المبيعات.

ابدأ هذا الشهر ولو بقسم واحد، وثبت الموعد والطريقة، فالمقارنة بين الأشهر هي ما يكشف أين يضيع مالك.