متى تعيد الطلب من المورد؟ حد إعادة الطلب ببساطة

أعد الطلب من المورد عندما ينزل مخزون الصنف إلى حد إعادة الطلب (ويسمى أيضاً نقطة إعادة الطلب)، وهو الكمية التي تكفي ما تبيعه أثناء انتظار البضاعة مع هامش أمان. والمعادلة: متوسط البيع اليومي × مدة التوريد بالأيام + مخزون الأمان. فإن بعت 8 قطع يومياً وانتظرت موردك 4 أيام واحتفظت بـ18 قطعة أماناً، فاطلب عندما يبقى 50.

لماذا تطلب والرف ما زال فيه بضاعة؟

لأن البضاعة لا تصل لحظة طلبها. بين إرسال الطلب إلى المورد ووضع البضاعة على الرف أيام، وأنت تبيع خلالها كالمعتاد. فإن انتظرت حتى يفرغ الرف، صارت أيام الانتظار كلها أياماً بلا بضاعة.

والعميل الذي لا يجد ما جاء لأجله لا ينتظرك غالباً. ففي دراسة عالمية عن نفاد السلع الاستهلاكية من متاجر التجزئة صدرت عام 2002 وشملت أكثر من 71 ألف متسوق، اتجه 31% ممن لم يجدوا الصنف إلى متجر آخر لشرائه، ولم يشتره 9% أصلاً. وقدرت الدراسة أن المتجر المعتاد يخسر نحو 4% من مبيعاته بسبب الأصناف النافدة.

وفي الاتجاه المعاكس، الطلب المبكر يحبس نقودك في بضاعة لن تبيعها قريباً، ويملأ مستودعك. وحد إعادة الطلب هو اللحظة الوسط: متأخرة بما يكفي لئلا تتكدس البضاعة، ومبكرة بما يكفي لئلا يفرغ الرف.

من أين تأتي أرقام المعادلة؟

تحتاج ثلاثة أرقام لكل صنف، ولكل فرع على حدة إن كان لديك أكثر من فرع، لأن كل فرع يبيع بوتيرته.

متوسط البيع اليومي

اقسم ما بعته من الصنف في آخر 30 يوماً على عدد الأيام التي كان متوفراً فيها. فإن نفد 5 أيام فاقسم على 25 لا على 30؛ فتلك الأيام لم تبع فيها شيئاً لفراغ الرف، لا لغياب الطلب.

وفي سعة تجد هذا الرقم في صفحة «تحليلات المنتج»: الوحدات المباعة في آخر 7 أو 30 أو 90 يوماً لكل فرع على حدة، ومعها عدد الأيام الباقية حتى نفاد الصنف بسرعة بيعه الحالية.

مدة التوريد

هي الأيام من إرسال الطلب إلى المورد حتى تصبح البضاعة على الرف جاهزة للبيع، لا موعد التسليم الذي يعد به المورد فقط. أضف إليها يوم الاستلام والعد ولصق ملصقات الباركود، وإن كنت تستورد فأضف الشحن والتخليص الجمركي. سجل مدة آخر 3 أو 4 طلبات من كل مورد، واحفظ منها رقمين: المتوسط والأطول.

مخزون الأمان

هو هامش لأمرين لا تتحكم فيهما: يوم أزحم من المعتاد، ومورد يتأخر. وأبسط طريقة لحسابه:

مخزون الأمان = (أعلى بيع يومي × أطول مدة توريد) − (متوسط البيع اليومي × متوسط مدة التوريد)

وخذ «أعلى بيع يومي» من أزحم أسبوع في آخر 3 أشهر لا من يوم شاذ واحد: اجمع مبيعات ذلك الأسبوع واقسمها على 7. وأسبوع الرواتب مرشح طبيعي؛ فقد لاحظت قراءة موقع أرقام لبيانات البنك المركزي السعودي أن مبيعات نقاط البيع ترتفع في الأسابيع التي تصادف صرف رواتب الموظفين الحكوميين، وفي الإجازات المدرسية والأسابيع التي تسبق العيدين. أما المواسم الكبرى فاحسب لها حداً مستقلاً كما سيأتي.

كيف تحسب الحد؟ مثال من محل إكسسوارات جوال

محل إكسسوارات جوال يشتري كيبلات الشحن من موزع جملة في مدينته. باع منها 240 قطعة في آخر 30 يوماً دون أن تنفد، وباع 70 قطعة في أزحم أسابيعه، ويصله الطلب عادة بعد 4 أيام وأحياناً بعد 5:

1. متوسط البيع اليومي: ⁦240 ÷ 30 = 8⁩ قطع.
2. أعلى بيع يومي: ⁦70 ÷ 7 = 10⁩ قطع.
3. ما يبيعه أثناء الانتظار: ⁦8 × 4 = 32⁩ قطعة.
4. مخزون الأمان: ⁦(10 × 5) − (8 × 4) = 50 − 32 = 18⁩ قطعة.
5. حد إعادة الطلب: ⁦32 + 18 = 50⁩ قطعة.

تحقق من المعنى: في الأيام العادية يبيع 32 قطعة خلال 4 أيام انتظار، فتصل البضاعة الجديدة وعنده 18 قطعة. وفي أسوأ الحالات، أي 10 قطع يومياً مع تأخر المورد إلى 5 أيام، يبيع الخمسين كلها فيصل الطلب مع آخر قطعة على الرف.

ولاحظ أن الحد بهذه الطريقة يساوي أعلى بيع يومي × أطول مدة توريد (⁦10 × 5 = 50⁩)، أي أنه يغطي اجتماع الأمرين السيئين معاً. وهذا هامش مريح للأصناف التي يخسرك نفادها عملاء. أما الصنف مرتفع الثمن بطيء الحركة فقد تقبل فيه هامشاً أصغر، لأن كل قطعة زائدة فيه نقود محبوسة.

لماذا قد يحتاج الصنف البطيء حداً أعلى؟

يظن كثيرون أن الصنف الأسرع بيعاً يحتاج دائماً الحد الأعلى، لكن مدة التوريد تقلب الحساب أحياناً. خذ في المحل نفسه سماعة لاسلكية يستوردها صاحبه: باع منها 60 قطعة في 30 يوماً، و21 قطعة في أزحم أسابيعها، ويصل طلبها بعد 20 يوماً في المتوسط وبعد 25 يوماً في أسوأ الحالات. فأعلى بيع يومي لها 3 قطع، ومخزون أمانها ⁦(3 × 25) − (2 × 20) = 75 − 40 = 35⁩ قطعة.

السماعة تبيع ربع ما يبيعه الكيبل، لكن حدها أعلى بالنصف، لأن طلبها يستغرق 20 يوماً لا 4. ولو طلبتها حين يبقى منها ما يكفي أسبوعاً (14 قطعة)، وهو هامش يكفي الكيبل وزيادة، لبقي رفها فارغاً 13 يوماً قبل وصول طلبها.

متى تعيد حساب الحد؟

الحد ليس رقماً تضبطه مرة وتنساه. أعد حسابه في هذه الحالات:

• قبل المواسم: رمضان والأعياد والعودة إلى المدارس ترفع بيع أصناف بعينها. احسب حد الموسم بمبيعات الموسم نفسه في العام الماضي، واضبطه قبل بدايته بمدة توريد كاملة على الأقل. فإن تضاعف بيع الكيبل إلى 16 قطعة يومياً وبلغ أزحم أسابيعه 140 قطعة (20 يومياً)، صار حده مع مدة التوريد نفسها ⁦20 × 5 = 100⁩ قطعة بدل 50. ثم أعده إلى قيمته العادية بعد الموسم، وإلا اشتريت بضاعة لموسم انتهى.
• إذا تغيرت مدة التوريد: مورد جديد أبعد، أو شحنة تأخرت مرتين متتاليتين، أو إجازة عيد يتوقف فيها المورد. اسأل موردك قبل كل موسم عن أيام توقفه، وأضفها إلى مدة التوريد.
• إذا تغير بيع الصنف: عرض ناجح رفع الطلب، أو بديل جديد سحب منه العملاء. وراجع حدود أصنافك الأكثر مبيعاً كل 3 أشهر على الأقل.

كيف تتابع حدود أصنافك في سعة؟

الحساب لا ينفعك إن بقي في ورقة. في سعة تضبط «حد التنبيه» لكل منتج في كل فرع من تبويب «المخزون» في صفحة المنتج، فيفحص النظام المخزون يومياً ويظهر لك تنبيه بنقص المخزون في لوحة التحكم حين يبلغ صنف حده. ولأن الفحص يومي لا عند كل بيع، فأضف إلى حد الأصناف السريعة بيع يوم واحد.

ومن التنبيه تنتقل إلى صفحة «أوامر الشراء المقترحة»: الأصناف التي بلغت حدها مجمعة حسب آخر مورد اشتريت منه، مع آخر تكلفة شراء. والكمية المقترحة فيها تعيد الصنف إلى حده فقط، فأضف إليها ما تبيعه حتى طلبك التالي، ثم سجل فاتورة الشراء في «المشتريات» عند الاستلام فيزيد مخزون الصنف. تعرف على حلول سعة لمتاجر التجزئة.

الخلاصة

حد إعادة الطلب يجيب سؤال «متى؟» بالأرقام: ما تبيعه أثناء انتظار المورد، ومعه هامش لأزحم أيامك وأطول تأخيره. ومدة التوريد تؤثر فيه أكثر مما تظن، فقد يحتاج الصنف المستورد البطيء حداً أعلى من السريع الذي يصلك من موزع قريب.

ابدأ اليوم بأكثر 10 أصناف مبيعاً عندك: احسب حد كل منها، واضبطه تنبيهاً في نظامك، ثم راقب بعد شهر هل وصلت البضاعة قبل أن يفرغ الرف. وقبل أن تعيد طلب صنف بطيء، احسب نسبة تصريفه كما في 5 دروس لبناء متجر عبايات ينمو.