كيف تنقل البضاعة بين فرعين دون أن تضيع الأرقام؟

انقل البضاعة بين فرعيك بمستند تحويل له رقم: تعدّ البضاعة عند التحميل، ثم يعدّها الفرع الآخر عند الوصول، ولا يسجل الاستلام إلا بعد مطابقة العدّ. هكذا ينقص الرصيد من فرع ويزيد في الآخر بالكمية نفسها، ويظهر أي فرق وقت حدوثه وبسببه، لا في الجرد الشهري بلا تفسير.

لماذا تضيع الأرقام عند نقل البضاعة بين الفروع؟

لأن النقل يحتاج تسجيلين في مكانين: نقصاً في فرع وزيادة في آخر. وحين يتم برسالة واتساب أو مكالمة، يسجل فرع ما خرج وينسى الآخر ما دخل، أو لا يسجله أحد. وقد يسجله الموظف بيعاً فتتضخم مبيعات فرع لم يبع لعميل، أو تعديلاً في الكمية فيظهر النقل فاقداً في فرع وفائضاً في آخر.

لنفترض محل أدوات منزلية بفرعين في الرياض: العليا والنرجس. كان في فرع العليا 30 خلاطاً وفي فرع النرجس 5، فأرسل فرع العليا 24 خلاطاً مع السائق، واتفق المديران على ذلك في رسالة، ولم يسجله أحد في النظام.

المجموع ما زال 35 خلاطاً، فلا يبدو أن شيئاً ضاع. لكن النظام يرى في فرع العليا 24 خلاطاً ليست على رفوفه، ولا يرى 24 خلاطاً على رفوف فرع النرجس. فقد تطلب لفرع النرجس كمية جديدة من المورد والبضاعة على رفوفه، ويظهر في جرد العليا نقص قد تظنه سرقة أو خطأ كاشير، وفي جرد النرجس زيادة لا تعرف مصدرها.

ما الذي يجب أن يحمله مستند التحويل؟

المستند ورقة واحدة أو شاشة واحدة يراها الفرعان، واحرص أن يحمل هذه البيانات:

• رقم التحويل: تكتبه على الكراتين، وتعود إليه عند أي سؤال.
• من فرع وإلى فرع: حتى لا يحتمل اتجاه النقل الاجتهاد.
• المنتج بخياره الدقيق: المقاس واللون أو الحجم، لا «عطر» أو «عباية سوداء» فقط.
• الكمية بالوحدة التي يعدّ بها الفرعان: إن كتب المرسل «2» وهو يقصد كرتونين فيهما 24 حبة، وسجل المستلم حبتين، اختفت 22 حبة على الورق.
• التاريخ ومن جهّز ومن استلم: حتى تعرف من تسأل عند الفرق.
• سبب النقل: مثل «نقص في النرجس قبل العيد»، ومعه رقم بوليصة الشحن إن نقلت بين مدينتين عبر شركة شحن.

وهذا المستند داخلي لا فاتورة بيع، فالفرع جزء من منشأتك وليس مشترياً منها. وإن كان عندك سؤال عن معاملة النقل ضريبياً، خصوصاً إن كان الفرعان تابعين لكيانين قانونيين مختلفين كشركتين، فاسأل محاسبك قبل النقل.

خطوات النقل من رف إلى رف

1. أنشئ التحويل قبل التحميل. اكتب البنود والكميات مما تجهزه فعلاً من رف المصدر، لا من الذاكرة ولا من رصيد النظام وحده.
2. افصل البضاعة وعدّها. ضعها بعيداً عن رف البيع حتى لا يبيع منها الكاشير، وليعدّها شخص غير الذي جهّزها، أو يعدّاها معاً.
3. اكتب رقم التحويل على كل كرتون. فلا تختلط عند الوصول بشحنة مورد أو بنقلة سابقة.
4. عدّ عند الوصول قبل تسجيل الاستلام. بنداً بنداً، وطابق المقاس واللون، وافحص التلف قبل أن يغادر السائق.
5. سجّل الاستلام في يوم الوصول. كل يوم تبقى فيه النقلة مفتوحة يبقى رصيد الفرعين لا يطابق رفوفهما.
6. اعرض البضاعة بعد التسجيل. فلا يبيع الفرع قطعة لا يراها النظام في رصيده.

واجعل للنقل يوماً ثابتاً في الأسبوع إن استطعت. نقلة واحدة مرتبة يوم الأحد مثلاً أسهل في العدّ والمراجعة من خمس نقلات صغيرة متفرقة، وأقل كلفة في المشاوير. ويبقى الطارئ استثناء بمستند مثل غيره.

ماذا تفعل إذا لم تطابق البضاعة المستند؟

الفرق عند الوصول ليس مشكلة إن عالجته بسببه. والقاعدة: صحح المستند ليطابق ما تحرك فعلاً، وسجّل التلف تلفاً لا نقلاً.

وراجع هذه الفروق كل شهر. إن تكرر النقص في المسار نفسه أو في البند نفسه، فابحث في التحميل والتغليف قبل أن تشك في الجرد.

كيف تعرف ماذا تنقل وكم؟

بالعودة إلى الخلاطات: لماذا 24 بالذات؟ لأن صاحب المحل حسب «أيام التغطية» لكل فرع، أي عدد الأيام التي يكفيها رصيده بسرعة بيعه الحالية. والقاعدة: أيام التغطية = الرصيد ÷ ما يبيعه الفرع في اليوم.

• فرع العليا يبيع 6 خلاطات في الشهر (0.2 في اليوم) ورصيده 30، فتغطيته ⁦30 ÷ 0.2 = 150⁩ يوماً.
• فرع النرجس يبيع 30 خلاطاً في الشهر (خلاطاً في اليوم) ورصيده 5، فتغطيته ⁦5 ÷ 1 = 5⁩ أيام.

رصيد فرع العليا يكفيه 5 أشهر، ورصيد فرع النرجس ينفد خلال 5 أيام. ومجموع الفرعين 35 خلاطاً يبيعان منها 1.2 في اليوم، فهي تكفي نحو ⁦35 ÷ 1.2 ≈ 29⁩ يوماً لو وزعتها بحسب سرعة البيع. لذلك احتاج فرع النرجس نحو 29 خلاطاً، وكفى فرع العليا 6، فنقل صاحب المحل 24 خلاطاً، وصار رصيد كل فرع يكفيه قرابة شهر.

لا تطبق القاعدة حرفياً على كل منتج. اترك في كل فرع حداً أدنى للعرض ولو كان بيعه بطيئاً، ولا تنقل منتجاً رخيصاً إن كانت كلفة المشوار أكبر من ربحه. وراجع أيام التغطية قبل المواسم، كرمضان والعيد والعودة إلى المدارس، لأن ما يبيعه كل حي يتغير فيها. وقبل أن تطلب كمية جديدة من المورد لفرع ناقص، انظر في رصيد الفرع الآخر أولاً.

كيف يجري النقل في سعة؟

في سعة لكل فرع رصيده المستقل من كل منتج. تفتح «المخزون» ثم «تحويلات المخزون» ثم «تحويل جديد»، وتختار «من فرع» و«إلى فرع»، وتبحث عن المنتج باسمه أو باركوده. وإن كان للمنتج وحدات، كالحبة والكرتون أو الأحجام، ظهرت كل وحدة بنداً مستقلاً تكتب كميته. وتضيف ملاحظة إن شئت، كسبب النقل أو رقم البوليصة، ثم تضغط «إنشاء التحويل»، فيأخذ رقماً مثل TRF-15 وحالة «مسودة».

إنشاء التحويل لا يحرك المخزون. فإذا وصلت البضاعة وعدّها الفرع الآخر، ضغط المستلم «استلام»، فينقص الرصيد من فرع المصدر ويزيد في فرع الوجهة في خطوة واحدة، ولا يتغير إجمالي المنتج. ولا يقبل النظام الاستلام إن كان رصيد فرع المصدر أقل من كمية التحويل. أما «إلغاء» فمتاح قبل الاستلام فقط: تصحح التحويل قبل استلامه بإلغائه وإنشاء غيره بالكمية الصحيحة، وبعد الاستلام بتحويل عكسي.

ولأن المخزون لا يتحرك قبل الاستلام، تبقى البضاعة التي في الطريق محسوبة في رصيد المصدر، وهذا سبب آخر لتسجيل الاستلام يوم الوصول. وبعده تجد أثر النقلة في صفحة المنتج، تبويب «المخزون»: رصيد كل فرع، و«بطاقة الصنف» بآخر الحركات، ومنها «تحويل صادر» و«تحويل وارد» مع الرصيد بعد كل حركة ومن نفذها. أما التلف والفقد فتسجلهما من «تعديل الكمية» في الفرع نفسه، باختيار «نقص» وكتابة السبب.

وتضبط لكل منتج في كل فرع «حد التنبيه»، فيظهر لك تنبيه يتجدد كل يوم بالمنتجات التي بلغته، وترى في تبويب «المخزون» أي فرع انخفض رصيده. وعدد الفروع حسب باقتك، وتجده لكل باقة في صفحة الأسعار، وما يتيحه النظام لمحلات التجزئة في صفحة متاجر التجزئة. وإن كنت ما زلت تقارن الأنظمة، فهذا من الأسئلة التي تطرحها قبل اختيار نظام نقاط البيع.

الخلاصة

النقل بين الفروع لا يضيع البضاعة، بل يضيع الأرقام حين يتم بلا مستند. اجعل لكل نقلة رقماً، وعدّها مرتين: عند التحميل وعند الوصول، وسجّل الاستلام في يومه، وعالج كل فرق بسببه لا بتعديل يدوي يخفيه.

ثم استعمل الأرقام نفسها لتقرر: انقل من الفرع الذي يكفيه رصيده شهوراً إلى الفرع الذي سينفد رصيده خلال أيام، قبل أن تطلب من المورد.