المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية: ما المطلوب منك؟

المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، وتسمى «الربط والتكامل»، تعني أن يرتبط نظام فوترتك بمنصة «فاتورة» التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، فيرسل إليها الفاتورة المبسطة خلال 24 ساعة من إصدارها، والفاتورة الضريبية قبل تسليمها لاعتمادها. المطلوب منك: معرفة موعد مجموعتك، وتجهيز نظام متوافق، وربط وحدات الفوترة قبل الموعد.

ما المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية؟

تطبق الفوترة الإلكترونية في المملكة على مرحلتين. الأولى «الإصدار والحفظ» بدأت في 4 ديسمبر 2021: تصدر فواتيرك وتحفظها إلكترونياً من نظام متوافق، فلا فواتير مكتوبة بخط اليد ولا في برامج تحرير النصوص والجداول الحسابية. والثانية «الربط والتكامل» بدأت في 1 يناير 2023، وتطبق تدريجياً على مجموعات من المنشآت، كما توضح صفحة مراحل التطبيق في موقع الهيئة.

في المرحلة الأولى لا يرسل نظامك فواتيرك إلى الهيئة. أما في الثانية فيتصل بمنصة «فاتورة» ويشاركها فواتيرك، ويصدرها بصيغة محددة، ويضيف إليها عناصر لم تكن مطلوبة من قبل. لذلك لا يكفي أن تبدو الفاتورة صحيحة على الورق؛ المهم أن يكون النظام خلفها متوافقاً ومربوطاً.

هل تشملك المرحلة الثانية؟ ومتى موعدك؟

لا تطبق الهيئة المرحلة الثانية على الجميع في يوم واحد، بل تحدد كل مجموعة بمعيار من الإيرادات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة، ثم تبلغ منشآتها مباشرة «قبل التاريخ المحدد للربط بستة أشهر على الأقل»، كما جاء في إعلان الهيئة عن المجموعة 24. ويصل الإشعار عبر البريد الإلكتروني الرسمي والرسائل القصيرة المسجلة لدى الهيئة، بحسب الأسئلة الشائعة في الدليل الإرشادي التفصيلي للفوترة الإلكترونية.

هذا معيار المجموعتين 24 و25 كما أعلنتهما الهيئة:

مثالان للتوضيح:

• محل أدوات منزلية بلغت إيراداته الخاضعة للضريبة 400,000 ريال في 2023: يقع ضمن معيار المجموعة 24 التي حدد موعد ربطها بـ30 يونيو 2026. إن كان هذا وضعك ووصلك الإشعار ولم تربط بعد، فتواصل مع مزود نظامك اليوم.
• بقالة بلغت إيراداتها الخاضعة للضريبة 250,000 ريال في 2025، ولم تتجاوز 375,000 ريال في الأعوام 2022 إلى 2024: تقع ضمن معيار المجموعة 25، وموعد ربطها المحدد 1 فبراير 2027.

والعبرة في النهاية بإشعار الهيئة لمنشأتك: لا يطلب منك تطبيق المرحلة الثانية قبل أن تخطرك بموعد مجموعتك، وتستمر حتى ذلك الحين على متطلبات المرحلة الأولى. ولك أن تبدأ الربط طوعاً قبل موعدك، وهو ما يوصي به الدليل نفسه. لذلك تأكد أن بريدك ورقم جوالك المسجلين لدى الهيئة محدثان.

ماذا يتغير في فواتيرك عند الربط؟

يصدر نظامك الفاتورة بصيغة XML، أو بصيغة PDF/A-3 تحمل ملف XML بداخلها، ويضيف إليها حقولاً إلزامية جديدة. ثم يختلف المسار بحسب نوع الفاتورة. وإن أردت التمييز بين النوعين نفسيهما فقد شرحناه في مقال الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة.

الفاتورة المبسطة: إبلاغ خلال 24 ساعة

هي فاتورة البيع اليومي لعملائك الأفراد غالباً. يختمها نظامك بختم تشفيري باستخدام «معرف ختم التشفير» الذي تصدره الهيئة لوحدة الفوترة عند ربطها، والختم توقيع إلكتروني يثبت أن الفاتورة صدرت من نظامك ولم تعدل بعد إصدارها. ويضيف النظام إليها رمز QR متوافقاً مع متطلبات المرحلة الثانية، فتسلمها لعميلك فوراً، ثم يرسلها إلى منصة فاتورة خلال 24 ساعة من إصدارها، بحسب النسخة الإنجليزية من الدليل الإرشادي التفصيلي.

الفاتورة الضريبية: اعتماد قبل التسليم

هي الفاتورة التي تصدر غالباً لمنشأة أخرى، ولا تسلمها للمشتري مباشرة: يرسلها نظامك أولاً إلى منصة فاتورة، فتتحقق منها الهيئة وتختمها وتضيف إليها رمز QR ثم تعيدها، وبعدها تشاركها مع المشتري. وتسمى هذه العملية «الاعتماد»، ولا تنطبق على الفاتورة المبسطة.

ما الذي يجب أن يوفره نظام الفوترة؟

توصي الهيئة في دليلها التفصيلي بالرجوع إلى مزود الحل أو فريقك الفني للتأكد من توافق النظام، لأن المتطلبات فنية. استعمل هذه القائمة أسئلة مباشرة لمزودك:

• الربط: هل يتصل النظام بالإنترنت ويرتبط بمنصة فاتورة؟
• الصيغة: هل يصدر الفواتير ويحفظها بصيغة XML أو PDF/A-3 بكل الحقول الإلزامية؟
• الختم ورمز QR: هل يختم الفاتورة المبسطة ويضيف إليها رمز QR بصيغة المرحلة الثانية؟
• النوعان معاً: هل يرسل المبسطة خلال 24 ساعة، والضريبية للاعتماد قبل تسليمها؟ إن كنت تبيع لأفراد ولمنشآت فاسأل عن النوعين بالاسم.
• لا حذف ولا تعديل: هل يمنع حذف الفاتورة أو تعديلها بعد إصدارها؟
• تسلسل واحد: هل لكل وحدة تسلسل فواتير واحد لا يمكن تصفيره، وكل فاتورة مربوطة بالتي قبلها؟
• دخول باسم كل مستخدم: هل يدخل كل موظف بحسابه، وتسجل أنشطته، ولا يمكن تغيير وقت النظام وتاريخه؟

البنود الثلاثة الأخيرة مستخلصة من «الخصائص المحظورة» التي يسردها الدليل المبسط لمتطلبات الفوترة الإلكترونية والدليل التفصيلي، وأغلبها سار منذ المرحلة الأولى.

خطوات الاستعداد من اليوم

1. تحقق من موعدك. راجع بريدك الإلكتروني ورسائل جوالك المسجلين لدى الهيئة، وقارن إيراداتك الخاضعة للضريبة بمعيار المجموعات أعلاه.
2. اسأل مزودك كتابياً. هل نظامك متوافق مع المرحلة الثانية وجاهز للربط؟ وما المطلوب منك لتحديثه؟
3. طابق بيانات منشأتك. تأكد أن اسم المنشأة والرقم الضريبي في النظام مطابقان لتسجيلك لدى الهيئة، فهما يظهران في كل فاتورة وفي رمز QR.
4. أصدر رمز التحقق. ادخل بوابة المكلف في موقع الهيئة، ثم منصة «فاتورة»، واختر تهيئة حل الفوترة الإلكتروني، وأصدر رمز التحقق لمرة واحدة (OTP).
5. أدخل الرمز في نظامك. كرر ذلك لكل وحدة فوترة، ثم ابدأ الإصدار بعد نجاح الربط، كما في خطوات الدليل المبسط ودليل الاستعداد للمرحلة الثانية (بالإنجليزية).
6. جرب قبل الموعد ودرب فريقك. أصدر فواتير تجريبية وتحقق من رمز QR ومبلغ الضريبة، وتساعدك حاسبة ضريبة القيمة المضافة على مراجعة المبلغ سريعاً. ودرب الكاشير على ألا يحذف فاتورة أو يكتبها يدوياً.

كيف تربط فروعك بمنصة فاتورة في سعة؟

إن كنت تستعمل سعة، فكل فاتورة بيع تصدر فاتورة ضريبية برمز QR. وفي الباقات التي تشمل المرحلة الثانية (تجدها في صفحة الأسعار) تربط كل فرع من الإعدادات في صفحة «ضريبة القيمة المضافة» بلوحة التحكم: تضغط «ربط الفرع» وتدخل رمز التحقق الذي أصدرته لهذا الفرع من بوابة فاتورة، فيصبح للفرع وحدة إصدار مستقلة وشهادته الخاصة.

بعد الربط يختم النظام الفاتورة الضريبية المبسطة الصادرة من الفرع ويرسلها إلى الهيئة تلقائياً، ويعيد المحاولة إذا تعذر الاتصال، وتنبهك الصفحة نفسها إن بقيت فواتير بانتظار الإبلاغ. ولمعرفة بقية ما يقدمه النظام لمحلك اطلع على حلول سعة لمتاجر التجزئة.

الخلاصة

المرحلة الثانية لا تغير ما تبيعه، لكنها تغير ما يحدث خلف كل فاتورة: نظامك يختم المبسطة ويرسلها إلى الهيئة خلال 24 ساعة، ويرسل الضريبية للاعتماد قبل تسليمها. اعرف معيار مجموعتك وتابع إشعار الهيئة، واسأل مزودك عن جاهزية نظامك، ثم اربط وحدات الفوترة وجربها قبل الموعد بوقت كاف، ولا تؤجل إلى الأسبوع الأخير.