كيف أعدل كمية في فاتورة شراء، أو أضيف كمية وصلت بعد اعتمادها؟

قبل أن تبدأ: «إضافة كمية» تحتاج صلاحية «إضافة فاتورة شراء جديدة»، واعتمادها صلاحية «تعديل فواتير الشراء». وتعديل المسودة يحتاج صلاحية «تعديل فواتير الشراء».

الجواب حسب حالة الفاتورة: المسودة تعدل كمياتها مباشرة، والمعتمدة لا تعدل لأن كمياتها دخلت المخزون وسجل قيدها. فتضيف إليها الكمية الزائدة بفاتورة «إضافة كمية» مربوطة بها، وتنقص منها بـ«إرجاع للمورد». هذه خطوات إضافة كمية لفاتورة معتمدة:

1. افتح المصروفات والمشتريات ثم المشتريات، واضغط على الفاتورة المعتمدة لتفتح تفاصيلها.

2. اضغط إضافة كمية في بطاقة الخيارات.

3. تفتح نافذة «إضافة كمية لفاتورة شراء» فيها أصناف الفاتورة بكميات فارغة، وتحت كل صنف كميته وصلاحيته في الفاتورة الأصلية. اكتب في الكمية الكمية الإضافية وحدها أمام كل صنف وصل، لا المجموع، واترك الباقي فارغا. وإن كانت الكمية من الشحنة نفسها فاضغط استعمل صلاحيتها تحت الصنف.

4. راجع السعر، وهو سعر الشراء في الفاتورة الأصلية، وعدله إن تغير. وإن وصل مع الكمية منتج لم يكن في الفاتورة فابحث عنه وأضفه.

5. اضغط حفظ واعتماد لتضاف الكميات للمخزون فورا، أو حفظ كمسودة لتعتمدها لاحقا.

ملاحظة: تملأ النافذة لك: العنوان «اسم الفاتورة — إضافة كمية»، وملاحظة باسم الفاتورة الأصلية ورقمها، وتاريخ اليوم، ومدة الآجل نفسها في الأصلية. والمورد والفرع مقفلان على الفاتورة الأصلية. والشحن صفر لأنه سجل في الأصلية، والخصم بمبلغ ثابت صفر، أما الخصم بنسبة فيبقى بنسبته لأنه يسري على كل كمية. والصنف الذي تتركه بلا كمية لا يحفظ.

اكتب في رقم مرجعي رقم مستند المورد لهذه الكمية: رقم الفاتورة الأصلية إن كانت الكمية فيها، أو رقم الفاتورة أو الإشعار الجديد الذي أصدره المورد.

تنبيه: تاريخ الإضافة تاريخ اليوم، وفيه تدخل قيمتها وضريبتها في التقارير والإقرار. إن كانت الكمية ناقصة من فاتورة المورد نفسها ولم تقدم إقرار فترتها بعد فغيره إلى تاريخ الفاتورة الأصلية، وإن قدمته فأبق تاريخ اليوم لتدخل ضريبتها في إقرار الفترة الحالية. وإن كان المبلغ كبيرا فراجع محاسبك. ولا يقبل تاريخ يسبق تاريخ الفاتورة الأصلية.

ماذا يحدث بعد الحفظ؟

• تحفظ فاتورة مستقلة بالكمية الإضافية وحدها، لها مخزونها وتكلفتها وقيدها، وإن كانت آجلة يضاف مبلغها إلى المستحق للمورد.
• الفاتورة الأصلية لا تتغير: تبقى كمياتها ومبالغها كما سجلتها. وإن كانت آجلة فسدد كل فاتورة بمبلغها على حدة من زر «سداد» فيها.
• في نافذة الفاتورة الأصلية تظهر بطاقة إضافات الكمية بكل فاتورة إضافة، وتحت كمية كل صنف ما أضيف إليه بفواتير الإضافة المعتمدة بعد طرح ما أرجع منها (مثل +5)، ويظهر الحدث في السجل.
• وفي قائمة المشتريات تحمل فاتورة الإضافة شارة إضافة كمية، وفي نافذتها رابط يعيدك إلى الفاتورة الأصلية.

أي طريقة تناسب حالتك؟

أمثلة

وصلت البضاعة على دفعتين

طلبت 100 كيس ووصل 60، فسجلت فاتورة بـ60 واعتمدتها. بعد أسبوع وصل 40: افتح الفاتورة واضغط «إضافة كمية» واكتب 40 أمام الصنف ثم «حفظ واعتماد». يصير المخزون 100، وتظهر +40 تحت الصنف في الفاتورة الأصلية.

كتبت الكمية أقل من الصحيح

وصل 12 كرتونا وكتبت 10 واعتمدت الفاتورة: أضف 2 بـ«إضافة كمية» بسعر الفاتورة نفسه، فيصير المجموع 12 كما في فاتورة المورد.

تنبيه: إن اعتمدت جردا للفرع بعد الفاتورة والكرتونان على الرف، فقد أضافهما الجرد إلى المخزون، وإضافتهما الآن تجعله 14. ومع ذلك أضفهما ليسجل مستحق المورد وضريبتهما، ثم صحح رصيد الفرع بجرد جديد. تنبهك النافذة قبل الحفظ إن وجد جرد بعد الفاتورة زيادة في الصنف.

كتبت الكمية أكثر من الصحيح

وصل 10 وكتبت 12: افتح الفاتورة واضغط «إرجاع للمورد»، واختر 2 من الصنف، واختر السبب «أخرى» واكتبه، ثم طريقة التسوية: «خصم من ذمة المورد» أو «استرداد نقدي / بنكي» إن كنت دفعت المبلغ. التفاصيل في كيف أرجع أصنافا من فاتورة شراء إلى المورد؟

الفاتورة كلها خطأ

اخترت موردا خطأ أو فرعا آخر أو أسعارا خطأ، ولم يبع شيء من أصنافها: اضغط «إلغاء الفاتورة»، ثم افتحها من تبويب «ملغاة» واضغط «نسخ كفاتورة جديدة»، وصحح النسخة واعتمدها. وإن كانت لها إضافات كمية وستدخل فاتورة المورد كاملة من جديد فألغ الإضافات أيضا. التفاصيل في كيف ألغي فاتورة شراء معتمدة؟

وإن بيع جزء من أصنافها فلا تلغى. إن كان الخطأ في الفرع فانقل الكمية إلى الفرع الصحيح بتحويل مخزون، كما في كيف أنقل بضاعة بين الفروع؟ وإن كان في المورد أو الأسعار فتواصل مع فريق سعة ليساعدك في تصحيحه.

تنبيه: لا تصحح المورد أو الفرع بـ«إضافة كمية» أو «إرجاع للمورد»: الأولى لمورد الفاتورة وفرعها نفسيهما، والثانية تسجل بضاعة عادت إلى المورد وهي لم تعد.

تنبيه: لا تصحح كمية فاتورة شراء من «تعديل الكمية» في تبويب «المخزون» بالمنتج: تتغير الكمية بلا تكلفة ولا قيد ولا أثر عند المورد، وتختلف عن فواتيرك.

أسئلة سريعة

• لماذا لا يظهر زر «إضافة كمية»؟ يظهر للفاتورة المعتمدة فقط، ولمن يملك صلاحية «إضافة فاتورة شراء جديدة». المسودة تعدل مباشرة، والملغاة لا يضاف إليها.
• لماذا المورد والفرع مقفلان؟ الإضافة لفاتورة المورد نفسها ولمخزون الفرع نفسه. لكمية من مورد آخر أو لفرع آخر أنشئ فاتورة شراء جديدة.
• هل أضيف كمية من فاتورة إضافة؟ نعم، وتحفظ مربوطة بالفاتورة الأصلية فتجتمع كل الإضافات في بطاقة واحدة.
• ماذا يحدث لإضافات الكمية إن ألغيت الفاتورة الأصلية؟ لا تلغى معها لأنها فواتير مستقلة، وتنبهك نافذة الإلغاء بعددها. ألغ أو احذف منها ما لا تحتاجه، وإن اعتمدت مسودة إضافة بعد إلغاء أصليتها تطلب النافذة تأكيدك.