كيف أملأ فاتورة شراء من صورة فاتورة المورد بالذكاء الاصطناعي؟

قبل أن تبدأ: تحتاج تطبيق ذكاء اصطناعي مفعلا في متجرك، اخترت فيه نموذجا لأداة «قراءة فواتير الموردين»، كما في كيف أفعل تطبيق ذكاء اصطناعي في متجري؟ وتحتاج صلاحيتي «إضافة فاتورة شراء جديدة» و«استعمال أدوات الذكاء الاصطناعي». وكل قراءة تخصم من رصيدك عند مزود الذكاء الاصطناعي، لا من سعة.

1. افتح المصروفات والمشتريات ثم المشتريات، واضغط فاتورة شراء جديدة.

2. اختر الفرع الذي ستدخل إليه البضاعة. البنود تضاف لهذا الفرع، فلا تبدأ القراءة قبل اختياره.

3. في بطاقة استخراج بيانات الفواتير بالذكاء الاصطناعي أعلى النافذة اضغط اختر صورة الفاتورة واختر صورة فاتورة المورد، أو اسحب الصورة إلى البطاقة. إن كان النموذج الذي اخترته يقرأ ملفات PDF فاسم الزر اختر صورة أو PDF. وإن فعلت أكثر من تطبيق ذكاء اصطناعي فاختر أحدها من بواسطة.

4. انتظر حتى تنتهي القراءة، وقد تستغرق دقيقة. تظهر «نقرأ الفاتورة» وبجانبها عداد بالثواني.

5. راجع ما أضيف: تظهر تحت البطاقة أعداد «بنود الفاتورة» و«أضيف» و«تحتاج ربطا»، ومقارنة إجمالي فاتورة المورد مع إجمالي هذه الفاتورة، وضريبة فاتورة المورد مع ضريبة هذه الفاتورة. وحين يتطابقان تظهر «الإجمالي مطابق لفاتورة المورد».

6. اربط البنود التي لم نجدها في منتجاتك (القسم التالي)، وطابق الكميات والأسعار مع فاتورة المورد.

7. اضغط حفظ واعتماد أو حفظ كمسودة. لا يحفظ شيء قبل أن تضغط أحدهما.

تنبيه: القراءة اقتراح لا يغني عن مراجعتك: أرقام الفاتورة تدخل المخزون وحساب المورد وضريبة المدخلات. راجع الكميات والأسعار ونسب الضريبة قبل الحفظ، خاصة إن ظهرت المقارنة بلون كهرماني، أو ظهرت عبارة «فافترضناها من الفاتورة — راجعها» تحت البطاقة.

ماذا نملأ من فاتورة المورد؟

• بيانات الفاتورة: رقم فاتورة المورد في «رقم مرجعي»، وتاريخها، والمورد، والعنوان (مثل: فاتورة مؤسسة النخبة رقم 1250)، والخصم والشحن. نملأ كل حقل منها إن كان فارغا، فلا يتغير ما كتبته بنفسك. والتاريخ يحل محل تاريخ اليوم الذي تبدأ به النافذة.
• البنود: كل صنف وجدناه في منتجاتك بباركوده أو باسمه يضاف بكميته وسعره وخصمه ونسبة ضريبته وتاريخ صلاحيته. وما وجدناه بالاسم وحده نكتب تحته «طابقناه بالاسم — تأكد أنه الصنف نفسه».
• الأسعار قبل الضريبة: بنود فاتورة الشراء تحفظ بسعر قبل الضريبة. إن كانت أسعار فاتورة المورد شاملة الضريبة حولناها وكتبنا ذلك تحت البطاقة.
• الشحن: يضاف بضريبته إن كان على الشحن ضريبة في فاتورة المورد، وإلا يضاف بلا ضريبة، فراجع ضريبة الشحن بجانبه.
• الدفع الآجل: إن ذكرت الفاتورة تاريخ استحقاق أو مدة سداد (مثل: صافي 30 يوما) ملأنا بها شروط الدفع ما دامت «فوري». ويسري ذلك متى اخترت طريقة الدفع «آجل».
• المرفق: يصير ملف فاتورة المورد مرفق الفاتورة إن لم ترفق ملفا، ويحفظ معها حين تحفظها.
• رمز QR: إن كان على الفاتورة رمز QR قرأناه أيضا، وقارنا إجماليه وضريبته بالفاتورة، كما في كيف أقرأ رمز QR في فاتورة المورد؟

إذا لم يكن المورد مسجلا لديك

تظهر «المورد (اسمه) غير مسجل لديك» وبجانبها أضفه. اضغطها فتفتح نافذة «مورد جديد» باسمه ورقمه الضريبي وعنوانه من الفاتورة، ونقترح له تصنيفا. راجعها واضغط إضافة واختيار ليختار في الفاتورة.

بنود تحتاج ربطا

ما لم نجده في منتجاتك بالباركود أو بالاسم يظهر فوق البنود في «بنود من الفاتورة تحتاج ربطا». لا نخمن له منتجا، ولكل بند ثلاثة أزرار:

• اختر المنتج: ابحث عن المنتج في خانة البحث واختره، فيضاف بكمية البند وسعره من الفاتورة.
• منتج جديد: تفتح لوحة المنتج الجديد مملوءة باسم الصنف، ونقترح الاسم الإنجليزي والباركود المطبوع والتصنيف والوحدة من قوائم متجرك. وإن لم يكن التصنيف أو الوحدة في قوائمك كتبنا اقتراحنا تحت الحقل ولم ننشئهما. ثم اضغط إضافة للفاتورة.
• احذف البند: لبند لا تريده في هذه الفاتورة.

ملاحظة: ما دام بند ينتظر الربط فالفرق بين الإجماليين يشمله، وتقول المقارنة ذلك. اربطه أو احذفه قبل الحفظ.

قرأت فاتورة ثانية في النافذة نفسها

إن اخترت ملفا بعد قراءة سابقة تسألك النافذة «قرأت فاتورة قبل هذه»: استبدلها يزيل بنود القراءة السابقة ويضع بنود الجديدة، وأضفها إليها يجمع الفاتورتين في فاتورة شراء واحدة. وما أضفته بيدك يبقى في الحالتين.

الملفات المقبولة

• صورة JPG أو PNG أو WEBP، أو ملف PDF حتى 10 ميجابايت إن كان النموذج يقرؤه. نصغر الصورة قبل رفعها.
• صور الفاتورة كاملة وواضحة بإضاءة جيدة. إن ظهرت «لم نجد فاتورة واضحة في الملف» فأعد التصوير.
• الفاتورة الطويلة جدا قد لا تقرأ كلها، فتظهر «الفاتورة أطول مما قرأناه — أكمل بقية البنود يدويا».

لماذا لا تظهر بطاقة القراءة؟

• لم تفعل تطبيق ذكاء اصطناعي، أو لم تختر نموذجا لأداة «قراءة فواتير الموردين». يرى صاحب المتجر في النافذة رابط «فعله من التطبيقات» أو «اختر له نموذجا من إعداد التطبيق».
• ليست لديك صلاحية «استعمال أدوات الذكاء الاصطناعي».
• البطاقة للفاتورة الجديدة: لا تظهر عند تعديل مسودة محفوظة، ولا في «إضافة كمية».
• تطبيق NVIDIA لا يقرأ الفواتير، وتطبيق Gemini يقرأ الصور دون ملفات PDF.

ملاحظة: يرسل ملف الفاتورة إلى مزود الذكاء الاصطناعي الذي اخترته بمفتاحك، ومعه أسماء تصنيفات متجرك ووحداته وتصنيفات مورديك ليقترح منها. لا يرسل أي بيان عن عملائك، ولا نحتفظ بالملف بعد قراءته إلا إن صار مرفقا لفاتورة حفظتها.

نصيحة: لفواتير كثيرة دفعة واحدة اقرأ كيف أرفع فواتير موردين كثيرة دفعة واحدة؟