كيف أرفع فواتير موردين كثيرة دفعة واحدة؟

قبل أن تبدأ: تحتاج تطبيق ذكاء اصطناعي مفعلا اخترت فيه نموذجا لأداة «قراءة فواتير الموردين»، كما في كيف أفعل تطبيق ذكاء اصطناعي في متجري؟ ويظهر الزر لمن يملك صلاحيتي «إضافة فاتورة شراء جديدة» و«استعمال أدوات الذكاء الاصطناعي». وكل ملف يقرأ على حساب مفتاحك عند المزود.

1. افتح المصروفات والمشتريات ثم المشتريات، واضغط ارفع العديد من الفواتير أعلى الصفحة.

2. اضغط اختر الملفات واختر صور فواتير الموردين أو ملفاتها PDF، أو اسحبها إلى النافذة. حتى 20 ملفا في الدفعة، ويمكنك إزالة ملف قبل البدء. وإن فعلت أكثر من تطبيق ذكاء اصطناعي فاختر أحدها من القراءة عبر.

3. اضغط ابدأ القراءة. ترفع الملفات وتظهر حالة كل ملف: «يرفع» ثم «أرسل للقراءة». والملف الذي رفعته من قبل يظهر «مرفوع من قبل» ولا يقرأ مرة أخرى.

4. أغلق النافذة. تظهر النتائج في فواتير الموردين المرفوعة أعلى صفحة المشتريات، ويمكنك متابعة عملك وهي تقرأ.

5. افتح كل مسودة وراجعها مع فاتورة المورد، ثم اعتمدها.

تنبيه: تنشأ كل مسودة في فرعك بطريقة دفع «نقدا»، وتذكر النافذة اسم الفرع قبل البدء. غير طريقة الدفع في المسودة إن كانت الفاتورة آجلة أو بالشبكة، وإلا سجلت مدفوعة نقدا بدل أن تضاف إلى المستحق للمورد. وتغيير فرع المسودة يمسح بنودها، فإن كانت بضاعة الفاتورة لفرع آخر فسجلها من «فاتورة شراء جديدة» بعد اختيار فرعها.

فواتير الموردين المرفوعة

تعرض ملفات آخر 7 أيام: لكل ملف اسم الفاتورة ورقمها وتاريخها وعدد بنودها وحالتها، وفي أعلاها عدد ما يقرأ الآن وما يحتاج قرارك.

• «ينتظر القراءة» · «يقرأ الآن» · «ينشئ المسودة»: الملف قيد العمل. انتظر. القائمة تتحدث وحدها حتى تنتهي.
• «أنشئت مسودة»: صار الملف فاتورة شراء مسودة، وملف المورد مرفقها. اضغط افتح المسودة وراجعها ثم اعتمدها.
• «بنود تحتاج ربطا: 3»: مسودة فيها بنود لم نجدها في منتجاتك. اضغط اربط البنود ثم اعتمد.
• «بانتظار المراجعة»: لم ننشئ مسودة، والسبب تحت الحالة: لا صنف طابق منتجاتك، أو فاتورة آجلة لمورد غير مسجل، أو تاريخ بعد اليوم أو أقدم من 90 يوما، أو رفض الحفظ. اضغط راجعها وأنشئها تفتح فاتورة جديدة مملوءة بما قرأناه وملفها مرفق، فراجعها واحفظها مسودة.
• «رقم الفاتورة مكرر»: رقم الفاتورة مسجل لهذا المورد في فاتورة أخرى. اضغط افتح الأخرى لتتأكد، أو أنشئها رغم ذلك إن كانت فاتورة مختلفة.
• «مرفوع من قبل»: الملف نفسه رفع من قبل، فلم نقرأه مرة أخرى. اضغط افتح الأخرى.
• «تعذرت القراءة»: السبب تحت الحالة، مثل رصيد نفد عند المزود أو ملف غير واضح. أصلح السبب ثم ارفع الملف من جديد.
• «حفظت من المراجعة»: حفظت فاتورته من «راجعها وأنشئها».

• من قائمة ⋯ بجانب العنوان: تحديث القائمة وارفع فواتير أخرى وإخفاء المكتملة.
• حذف يزيل من القائمة ملفا لم تنشأ منه فاتورة، ولا يمس أي فاتورة. وكلفة قراءته على مفتاحك لا تسترد. والملف المرتبط بفاتورة لا يحذف، ويختفي بـ«إخفاء المكتملة».
• إن تعذر إرفاق الملف بمسودته يظهر بجانبها زر تنزيل الملف، فنزله وأرفقه بالمسودة بنفسك.

اعتماد المسودة المرفوعة

المسودة لا تغير المخزون ولا حساب المورد حتى تعتمدها بنفسك. وقبل الاعتماد:

• ما دام فيها بند لم يربط بمنتج لا تعتمد، وتظهر «بنود من فاتورة المورد لم تربط بمنتجاتك» حتى تربطه أو تحذفه. الربط كما في كيف أملأ فاتورة شراء من صورة فاتورة المورد بالذكاء الاصطناعي؟
• قد تظهر نافذة «راجع قبل الاعتماد» بما يحتاج نظرك، مثل: إجمالي المسودة أو ضريبتها يختلف عن فاتورة المورد، أو نسبة ضريبة افترضناها، أو أصناف طابقناها بالاسم، أو طريقة الدفع «نقدا» الافتراضية، أو تاريخ استحقاق، أو تاريخ في شهر سابق، أو خصم فاتورة المورد لم يطبق. صحح المسودة، أو اضغط اعتمدها رغم ذلك إن كان كل شيء صحيحا.
• إن كان في فاتورة المورد خصم وفيها بنود تنتظر الربط أجلنا الخصم، ونضيفه بعد ربط آخر بند لتراجعه.

أسئلة سريعة

• ما الملفات المقبولة؟ صور JPG أو PNG أو WEBP حتى 25 ميجابايت، وملفات PDF حتى 10 ميجابايت إن كان النموذج يقرؤها.
• هل أعيد رفع الملف نفسه؟ لا حاجة: نعرف الملف المرفوع من قبل فلا نقرؤه مرة أخرى، ولا تدفع ثمنه مرتين.
• ظهرت «ملفات كثيرة تنتظر القراءة»؟ انتظر حتى تنتهي القراءة ثم ارفع البقية.
• لماذا لا يظهر الزر؟ للأسباب نفسها التي تخفي بطاقة القراءة في فاتورة الشراء، كما في كيف أملأ فاتورة شراء من صورة فاتورة المورد بالذكاء الاصطناعي؟