ما الفرق بين القيد التلقائي والقيد اليدوي؟

القيد التلقائي

معظم قيودك تلقائية: عند إصدار فاتورة أو تحصيلها، أو اعتماد مصروف أو فاتورة شراء، أو رسملة أصل، يسجل النظام القيد المقابل في الدفتر بعد العملية بقليل. أمثلة:

• فاتورة بيع: مدين «ذمم العملاء»، ودائن «إيرادات المبيعات» و«ضريبة القيمة المضافة المستحقة».
• استلام مبلغ الفاتورة: مدين «الصندوق» أو «البنك»، ودائن «ذمم العملاء».
• مصروف معتمد: مدين حساب المصروف حسب تصنيفه، ودائن «ذمم الموردين». وعند سداده: مدين «ذمم الموردين»، ودائن «الصندوق» أو «البنك».

لا تكتبه بيدك، وهو مرتبط بالمستند الذي أنشأه، ويصحح بتصحيح المستند نفسه.

القيد اليدوي

تكتبه من المحاسبة ثم الحسابات والقيود ثم تبويب القيود المحاسبية وزر قيد يدوي. استعمله لما لا يسجله مستند: رأس المال والأرصدة الافتتاحية، والتسويات، وتصحيح قيد يدوي سابق.

• يجب أن يتساوى مجموع المدين ومجموع الدائن، وإلا يبقى زر حفظ القيد معطلا.
• لا يجمع السطر الواحد مدينا ودائنا معا.
• يرفض إذا كان تاريخه داخل فترة مقفلة.

الخطوات في كيف أسجل قيد يومية يدويا؟.

كيف تميز بينهما

في القيود المحاسبية يظهر نوع كل قيد في عمود «النوع»: «قيد يدوي» لما كتبته بنفسك، وأسماء العمليات مثل «إصدار فاتورة مبيعات» و«استلام دفعة» و«إثبات مصروف» للقيود التلقائية. ويمكنك التصفية بقائمتي كل الأنواع وكل المصادر.

تنبيه: لا تصحح خطأ مستند بقيد يدوي؛ صحح المستند نفسه حتى يبقى المستند والدفتر والتقارير متطابقين. راجع كيف أصحح قيدا خاطئا؟.

ملاحظة: إن لم يظهر قيد عملية ما فراجع صفحة «صحة الحسابات»؛ قد تكون فاتورة لم تصل إلى الدفتر أو قيدا فشل تسجيله.