المحاسبة والتقارير

33 شرحا في هذا القسم

• كيف أستخرج تقرير المبيعات؟ افتح «مركز التقارير»، حدد الفترة والفرع، ثم اختر من «اختر نوع التقرير» أحد تقارير المبيعات مثل «اتجاه المبيعات» أو «أفضل المنتجات مبيعا». يظهر التقرير مباشرة، ويمكنك طباعته أو تصديره إلى Excel أو إرساله بالبريد.
• كيف أستخرج تقرير الأرباح؟ من «مركز التقارير» اختر «التقرير العام للأرباح» في مجموعة «المحاسبة». يعرض الإيراد ومصروفات التشغيل و«سقف الربح». تكلفة البضاعة المباعة لا تسجل في الدفتر حاليا، لذلك ربحك الحقيقي أقل من الرقم المعروض.
• كيف أحدد فترة التقرير؟ أعلى «مركز التقارير» أزرار جاهزة من «اليوم» إلى «السنة»، أو اكتب «من تاريخ» و«إلى تاريخ» بنفسك. يتحدث التقرير المعروض فورا، والفترة الافتراضية «هذا الشهر».
• كيف أصدر التقرير إلى Excel؟ اعرض التقرير في «مركز التقارير» ثم اضغط «تصدير Excel»، فينزل ملف CSV يفتح في Excel. وتجد تصديرا مشابها في «الفواتير» و«المنتجات» و«القيود المحاسبية» وكشف حركة الحساب.
• كيف أصدر التقرير إلى PDF؟ في «مركز التقارير» اضغط «طباعة» واختر «كلاسيكية» أو «رسومية»، ثم اختر الحفظ بصيغة PDF في نافذة الطباعة. وقائمة المنتجات تصدر PDF مباشرة من «خيارات» ثم «تصدير PDF»، والفاتورة من «تنزيل PDF».
• كيف أطبع التقرير؟ اعرض التقرير في «مركز التقارير» ثم اضغط «طباعة» واختر «كلاسيكية» لجداول بلا رسوم أو «رسومية» للرسوم مع الجداول. ولكشف الوردية زر «طباعة الكشف»، ولكشف حركة الحساب زر «طباعة».
• كيف أشارك التقرير؟ اعرض التقرير في «مركز التقارير» ثم اضغط «إرسال بالبريد» واكتب البريد الإلكتروني، فتصل رسالة بمؤشرات التقرير وجدوله. أو صدره إلى Excel أو احفظه PDF وأرسل الملف بنفسك.
• كيف أستخرج تقرير المنتجات؟ لملف بكل منتجاتك افتح «المنتجات» ثم «خيارات» واختر «تصدير Excel/CSV» أو «تصدير PDF». ولتحليل البيع والمخزون استخدم في «مركز التقارير» تقارير مثل «أفضل المنتجات مبيعا» و«تحليل ABC» و«تقارير المخزون».
• كيف أستخرج تقرير العملاء؟ من «مركز التقارير» اختر «أفضل العملاء (RFM)» لترتيب عملائك بالإنفاق، أو «أعمار ذمم العملاء» لمعرفة المتأخرين في السداد، ثم صدره إلى Excel أو اطبعه. وصفحة «العملاء» تعرض مديونية كل عميل وفواتيره وسندات قبضه.
• كيف أستخرج تقرير الموظفين؟ من «مركز التقارير» اختر «أداء الكاشير/الموظف» لترى لكل موظف عدد فواتيره وإجمالي مبيعاته ومتوسط فاتورته في الفترة. ولتفاصيل كل وردية افتح «المحاسبة» ثم «الصندوق والتسويات» واطبع «كشف الوردية».
• لماذا تظهر لي تنبيهات في صفحة «صحة الحسابات»؟ صفحة «صحة الحسابات» تفحص دفاترك عند كل فتح وتكشف ما ينقصها: فواتير أو مصروفات لم تصل إلى الدفتر، وقيود فاشلة، وفترات لم تقفل، وضريبة لم تسو، وغيرها. لكل بطاقة رابط «معالجة» أو زر إصلاح، وتصبح خضراء عند زوال السبب.
• ما ميزان المراجعة والميزانية العمومية وقائمة التدفق النقدي، وأين أجدها؟ ثلاث قوائم من الدفتر المحاسبي تجدها في «مركز التقارير» تحت «التقارير المالية»: «ميزان المراجعة» يعرض أرصدة كل الحسابات، و«الميزانية العمومية» ما تملكه وما عليك، و«قائمة التدفق النقدي» حركة الصندوق والبنك. تتحدث مع كل قيد ولا تحتاج إقفال فترة.
• لماذا ميزان المراجعة غير متوازن؟ كل قيد يحفظ متوازنا بكل سطوره أو لا يحفظ، لذلك تظهر شارة «متوازنة» في الوضع الطبيعي. إن رأيت «غير متوازنة» مع فرق فتواصل مع الدعم ولا تسده بقيد يدوي. وانتبه: الميزان المتوازن قد يكون ناقصا إذا لم تصل فواتير أو مصروفات إلى الدفتر.
• كيف أقرأ الميزانية العمومية؟ الميزانية العمومية صورة لمركزك المالي في تاريخ معين: ما تملكه (الأصول) يساوي ما عليك (الخصوم) زائد حقك أنت (حقوق الملكية). تجدها في «مركز التقارير» تحت «التقارير المالية»، وتختار التاريخ من «حتى تاريخ».
• كيف أقرأ قائمة التدفق النقدي، وما معنى التدفق التشغيلي؟ قائمة التدفق النقدي تعرض حركة المال في الصندوق والبنك خلال فترة، مقسمة إلى أنشطة تشغيلية (البيع والتحصيل والمصروفات والمشتريات) واستثمارية (شراء الأصول) وتمويلية. التدفق التشغيلي هو صافي النقد الذي يولده عملك اليومي.
• ما معنى الذمم المدينة والذمم الدائنة، وأين أتابعها؟ الذمم المدينة مبالغ لك على عملائك من فواتير آجلة لم تحصلها، والذمم الدائنة مبالغ عليك لموردين من مشتريات آجلة لم تسددها. تابعها في صفحة «أعمار الديون» من «مركز التقارير».
• ما الفرق بين المدين والدائن ببساطة؟ كل قيد محاسبي له طرفان: مدين ودائن بالمبلغ نفسه. الأصول والمصروفات تزيد بالمدين، والالتزامات وحقوق الملكية والإيرادات تزيد بالدائن. فالمدين ليس نقصا ولا الدائن زيادة دائما؛ المعنى يتبع نوع الحساب.
• ما الفرق بين القيد التلقائي والقيد اليدوي؟ القيد التلقائي ينشئه النظام من عملياتك مثل الفواتير والتحصيل والمصروفات والمشتريات والأصول. القيد اليدوي تكتبه أنت بزر «قيد يدوي» في «القيود المحاسبية» لما لا يصدر عن مستند، مثل الأرصدة الافتتاحية والتسويات.
• كيف أسجل قيد يومية يدويا، بسيطا كان أو مركبا؟ من «المحاسبة» افتح «الحسابات والقيود» ثم «القيود المحاسبية» واضغط «قيد يدوي». اختر التاريخ واكتب البيان، واختر لكل سطر حسابا ومبلغا في «مدين» أو «دائن»، وأضف ما تحتاج من سطور. يحفظ القيد فقط إذا تساوى المدين والدائن.
• كيف أصحح قيدا خاطئا؟ القيود لا تعدل ولا تحذف بعد تسجيلها. إذا جاء الخطأ من مستند فصححه هو: ألغ المصروف أو فاتورة الشراء، أو سجل مرتجعا لفاتورة البيع، فتنشأ القيود العاكسة تلقائيا. وإذا كان القيد يدويا فسجل قيدا عكسيا ثم القيد الصحيح.
• كيف أضيف حسابا جديدا إلى دليل الحسابات؟ لا يمكن حاليا إضافة حساب جديد أو تعديل الحسابات. دليل الحسابات قائمة جاهزة بالأصول والخصوم وحقوق الملكية والإيرادات والمصروفات تستخدمها كل القيود. ولتحليل المصروف حسب قسم أو نشاط استعمل «مراكز التكلفة».
• كيف أستخرج كشف حركة حساب معين؟ افتح «المحاسبة» ثم «الحسابات والقيود» وتبويب «كشف حركة الحساب»، ثم اضغط أيقونة «كشف الحركة» بجانب الحساب. يعرض الكشف كل قيد مس الحساب بالمدين والدائن والرصيد الجاري، ويمكنك تصفيته بالتاريخ والفرع وتصديره أو طباعته.
• كيف أقفل فترة محاسبية (شهرا أو سنة)، ولماذا؟ أنشئ الفترة من «المحاسبة» ثم «الإقفال والتكلفة» بزر «إنشاء فترة»، وبعد انتهائها اضغط أيقونة «إقفال» في صفها ثم «نعم، أقفل». يصفر الإقفال الإيرادات والمصروفات ويرحل صافي النتيجة إلى حقوق الملكية، ويمنع أي قيد بتاريخ داخلها.
• لماذا لا أستطيع إعادة فتح فترة مقفلة؟ إعادة الفتح ترفض في ثلاث حالات: سويت ضريبة الفترة فاعكس التسوية أولا من «الضرائب»، أو توجد فترة بعدها مقفلة فافتح الأحدث أولا، أو الفترة مفتوحة أصلا.
• ما الفرق بين إقفال الفترة وإقفال السنة المالية؟ في سعة أداة واحدة هي إقفال الفترة: تنشئ الفترة بالمدة التي تريدها (شهر أو ربع أو سنة) ثم تقفلها، فيرحل صافي نتيجتها إلى «أرباح / خسائر السنة الحالية». لا يوجد زر منفصل لإقفال السنة، ولا نقل تلقائي إلى «الأرباح المحتجزة».
• ما معنى تكلفة البضاعة المباعة ومجمل الربح، ولماذا لا تظهر عندي؟ تكلفة البضاعة المباعة هي ثمن شراء ما بعته، ومجمل الربح هو المبيعات ناقصها. في سعة لا تسجل هذه التكلفة في الدفتر حاليا، لذلك يظهر «مجمل الربح» بعبارة «غير مفعل» ويعرض تقرير الأرباح «سقف الربح». صفحة «جاهزية تكلفة البيع (COGS)» تقيس اكتمال تكاليف منتجاتك.
• ما الفرق بين صافي الربح ومجمل الربح؟ مجمل الربح = المبيعات ناقص تكلفة البضاعة المباعة، ويقيس ربح بضاعتك. صافي الربح = مجمل الربح ناقص بقية المصروفات، ويقيس ربح متجرك كله. في سعة لا تسجل التكلفة في الدفتر حاليا، فيعرض تقرير الأرباح «سقف الربح» بدل صافي الربح.
• كيف أسجل أصلا ثابتا وأرسمله وأحسب إهلاكه؟ من «المحاسبة» افتح «الأصول» واضغط «إضافة أصل» وأدخل بياناته وتكلفته وعمره الإنتاجي. ثم افتح الأصل واضغط «رسملة الأصل» ليسجل قيده: مدين الأصول الثابتة ودائن الصندوق أو البنك. بعدها سجل الإهلاك لكل فترة بزر «تسجيل إهلاك».
• كيف يحسب إهلاك الأصل، وما الطريقة المتاحة؟ سعة تحسب الإهلاك بطريقة القسط الثابت: (تكلفة الشراء − القيمة التخريدية) ÷ العمر الإنتاجي بالأشهر للقسط الشهري، وللقسط السنوي يضرب في 12. يظهر الرقم في «الإهلاك الدوري المحسوب»، وتسجله أنت لكل فترة من تفاصيل الأصل.
• ما هي مراكز التكلفة ومتى أستخدمها؟ مركز التكلفة تصنيف تضيفه للمصروفات والمشتريات والمبيعات لتعرف إيراد ومصروف قسم أو مشروع أو نشاط بعينه، مستقلا عن الفرع ونوع الحساب. استخدمه حين تريد ربحية أدق، وتراها في تقرير «ربحية المراكز».
• كيف أنشئ مركز تكلفة وأربط به المصروفات والمشتريات؟ من «المحاسبة» افتح «الحسابات والقيود» ثم تبويب «مراكز التكلفة» واضغط «مركز جديد» وأدخل الرمز والاسم. ثم اختر المركز في حقل «مركز التكلفة» عند إضافة مصروف أو فاتورة شراء، واجعل مركزا «افتراضي لفواتير المبيعات» لتنسب المبيعات إليه تلقائيا.
• كيف أقارن ربحية مراكز التكلفة أو الفروع؟ افتح «مركز التقارير» ثم «ربحية المراكز» من «التقارير المالية» واختر الفترة؛ يعرض لكل مركز الإيراد والمصروف وصافي الربح. ولمقارنة الفروع استخدم «صافي الربح حسب الفرع» في التقرير العام للأرباح.
• أين أرى ما قبضته من المبيعات وأين المال الآن (محفظة المتجر)؟ اضغط اسمك أعلى الصفحة واختر «محفظة المتجر». تعرض المقبوض في الفترة لكل قناة بيع وطريقة دفع، وأين المال الآن: في الدرج أو في البنك أو عند مزود الدفع، وقائمة حركات القبض، وما فوترته ولم يسجل قبضه.